En este módulo tercero, que se llama Mecánica Contable y Registro de Operaciones, veremos cuál es la naturaleza de las cuentas. Es decir, ¿dónde las voy a colocar?, ¿qué signo les voy a poner? Esto es muy importante porque muchas veces en la práctica confundimos dónde va una cuenta de inventarios o dónde va una cuenta de gastos, o si es en sentido negativo, es decir de su signo menos, o es un signo más. Desde este punto de vista, es muy importante que sepamos que, según la naturaleza de las cuentas, es cómo va a ser su registro contable. [MÚSICA] Esto nos da mucha luz, dicho catálogo de cuentas. ¿Por qué? Porque en este esquema de la estructura del mismo, vamos a llevar un orden, en donde vamos a ver, precisamente, cuáles son cuentas de activo, cuáles son cuentas de pasivo y cuáles son cuentas de capital. En este catálogo de cuentas es la referencia principal de cómo se va a estructurar ese orden en las cuentas, como habíamos platicado en los módulos previos. Desde este punto de vista, cuando yo hago mi registro contable debo de saber que las cuentas de activo tienen una naturaleza deudora, es decir, se ponen en el “Debe” o son cuentas de cargo. Lo que se refiere a las cuentas de pasivo se le considera como que son unas cuentas de deuda, se colocan en el “Haber”, son abonos. Las cuentas de capital tienen un sentido muy similar al del pasivo, pero digamos que es una combinación, porque así como una pérdida puede tener un sentido negativo en las cuentas de capital, una cuenta de utilidad tiene un sentido positivo. Entonces digamos que, en el capital contable de la institución de la que estemos haciendo referencia, tenemos una combinación de las dos. Es más fácil definir este tipo de situaciones como si lo quisiéramos ver en un esquema de mayor como el que tienen ustedes, en donde claramente pueden ver ustedes que el “debe” o “cargo” se coloca a la izquierda, y el “haber” se coloca a la derecha. Esto lo podemos tener inclusive con cada una de las cuentas. Ojo: ya dijimos que las cuentas del activo son cuentas de cargo, las cuentas de pasivo son cuentas de abono, y que la combinación se da en el capital contable. Sin embargo, pudiera ser que una disminución que hagamos en una cuenta de bancos se tenga que considerar dentro de este “esquema de mayor”, como se le conoce a esta cuenta “T”, del lado del haber. Es decir, porque estamos disminuyendo la cuenta. Así como una cuenta de pasivo, como pudiera ser un acreedor o un proveedor, al momento que tiene una naturaleza acreedora, que tiene una naturaleza del lado izquierdo de la cuenta de la que estamos haciendo referencia, podemos tener una cambio en la misma cuando queramos incrementarla o cuando esta cuenta quiera disminuirse. Desde este punto de vista, no pensemos nada más que la naturaleza de la cuenta, que es de activo, pasivo y capital, no pudiera cambiar su signo. No confundamos. La naturaleza de la cuenta del activo es activo. La naturaleza de la cuenta del pasivo es pasivo. Y la naturaleza de la cuenta de capital también tiene esta connotación de capital. Sin embargo, al momento que hacemos el registro de las operaciones, estos registros de las operaciones pueden llevar un signo cambiado. Es decir, que cuando tengamos que incrementar la cuenta, podemos usar un signo, y cuando tengamos que decrementar la cuenta, el signo contrario. Y esto, dependiendo de la naturaleza de cada una de las partidas que forman nuestros estados financieros. Esto nos lleva también al tema de que, ¿qué hacemos con el catálogo de cuentas? Hay un orden en el registro contable. Ese catálogo de cuentas, imagínense ustedes que es una especie de instructivo de cómo se llaman las cuentas y cuál va a ser la naturaleza de las mismas. Donde viene la cuenta del activo: qué tipo de activo se trata, por ejemplo, pensemos en un banco, y ese banco, ¿de qué nombre en lo particular del banco nos referimos?, e inclusive a qué sucursal. Es decir, tenemos lo que se llama una cuenta de mayor, y a nivel de subcuenta y sub subcuenta, al grado que nosotros queramos, registrado en el catálogo de cuentas que hemos estado haciendo referencia. ¿Cómo hacemos nuestro registro contable partiendo del catálogo de cuentas? Muy bien, lo que vamos a tener, en este sentido, es un registro dado con la documentación fuente. Ya que sé qué cuentas hice en mi catálogo, dependiendo del tipo de documento que yo tenga, es decir: una factura, una nota de crédito, una nota de venta; según la documentación que yo recibo, o bien, que yo expido, es como voy a empezar a registrar esta documentación que le llamamos “documentación fuente”. Esto lo podemos tener con una serie de documentos que se llaman “pólizas”. Esta documentación fuente, esta documentación soporte, que es lo que le da el sustento económico, la sustentación económica a mi registro contable, la voy a registrar en una serie de pólizas, que me las da el programa contable que yo haya adquirido. Según el que más me guste, según el que hay en el mercado, según el que más se adapte a mis necesidades. Pero no perdamos de vista que este registro contable, que parte del cómo le llamo a las cuentas en el catálogo de cuentas, voy a tenerlo soportado en una serie de pólizas: ingresos, egresos y diario. Lo que voy a hacer es, conociendo cómo se llama esa cuenta en mi catálogo de cuentas, tiene una nomenclatura, es un índice, es una nomenclatura que muchas veces es alfanumérica; la voy a llevar a mi registro en la póliza, para saber cuáles son mis cargos y mis abonos según la naturaleza de la cuenta que yo voy teniendo. Y a estos registros la voy a llevar, particularmente si se trata de una cuestión de soportar una venta, la voy a llevar a mi póliza de ingresos. Cuando se trate, por ejemplo, de un costo o de un gasto, lo que yo voy a tener es una póliza de egresos; se le conocía anteriormente como una “póliza cheque”, pero ahora ya tenemos transferencias de fondos, tenemos transferencias de dinero y, por lo tanto, se registra en esta póliza que les comento: de egresos. Pero también tengo otra serie de pólizas de diario, donde registro partidas que son como las depreciaciones de mis activos, que son, también, algunas situaciones que no tengo un comprobante en el momento, pero que llevo el registro contable de mi operación para no perderle la vista en un futuro. Me refiero, entonces, a estas tres pólizas que parten de mi catálogo de cuentas para mi registro contable. ¿Qué voy a tener una vez que ya hice mi registro contable? Voy a tener, en automático, lo que se llama el “proceso de registro contable” de estas mismas pólizas. Y este registro de transacciones se analizan, precisamente, en un libro, en un documento también, que muchas veces es electrónico, según mi paquete contable, que es mi “libro diario”. Este libro diario precisamente contiene, inicialmente, toda esa serie de registros que, en forma concreta, condensada, derivan de mis pólizas de ingreso, de mis pólizas de egreso y de mis pólizas de diario. Con esta serie de registros de diario, las transacciones se van a pasar a otro libro subsecuente, que es el “libro mayor”. Este libro mayor es el resultado de mi registro contable de estas pólizas de ingreso y egreso diario que pasan por mi libro diario, y que acaban siendo en un libro concentrador que se llama mayor. Este libro mayor me sirve, o tiene un soporte fundamental, para poder yo obtener mi “balanza de comprobación”. ¿Qué es este documento? Imagínense ustedes que la balanza de comprobación es un registro muy a detalle de todo lo que representan las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos, en ese orden, llevado propiamente a lo que es el resumen de mis partidas ya acumuladas. Es decir, veíamos hace unos minutos que cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos, puede tener subcuentas, sub subcuentas, al nivel que yo quiera. Ejemplo de esto: una partida que se refiere a clientes en el activo, a nivel de subcuenta y sub subcuenta, es el cliente A, y que ese cliente A tiene una sucursal en el lugar 1 y en el lugar 2. A eso nos referimos. Esta balanza de comprobación ya se refiere a mi cuenta de activo y todos los clientes que están en esta cuenta. Es una cuenta concentradora, es una balanza que concentra movimientos de activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos para, después de esto, llegar a mis estados financieros. Es un proceso, colegas, es un flujograma. Es una cuestión que parte de mi catálogo de cuentas para el registro contable con las pólizas; de ahí, lo llevamos al libro diario, dijimos, al libro mayor; balanza de comprobación y, finalmente, lo estamos aterrizando en la emisión de estados financieros que definiremos en los siguientes módulos. ¡Muchas gracias! [MÚSICA]
